Was ist ein Projekt?

Lektion
Materials

Was ist ein Projekt? In der Praxis erlebe ich zwei Fälle. Entweder werden Projekte nicht als Projekte erkannt. In der Folge werden nicht die richtigen bzw. keine Projektmanagement-Methoden verwendet. Sehr viel häufiger wird aus jeder Aufgabe ein Projekt gemacht – gerne Projektitis genannt. In beiden Fällen stellt sich der gewünschte Projekt-Erfolg nicht ein. Deshalb ist es wichtig, bereits zu Beginn zu wissen, ob es sich um eine Aufgabe oder ein Projekt handelt. Ein Blick auf die Normen lohnt:

DIN 69901-5PMIIPMAPRINCE
Die DIN 69901-5:2009 definiert ein Projekt als ein “Vorhaben, das im Wesentlichen durch  Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist”. Als Beispiele für diese einmaligen Bedingungen führt der Normtext die  Zielvorgabe, Begrenzungen (zeitlich, finanziell, personell) oder die Organisationsform  an. In der Version von 1987 nannte die DIN 69901 zusätzlich noch die Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben als Projektmerkmal.
Der PMI PMBOK® Guide 2008 definiert in allen Auflagen ein Projekt als “a temporary endeavor undertaken to create a unique product, service, or result.” Möglichst wortgetreu übersetzt: ein zeitlich begrenztes Vorhaben, das unternommen wird, um ein einzigartiges Produkt, eine einzigartige Dienstleistung oder ein einzigartiges Ergebnis zu erstellen (die offizielle Übersetzung ist abweichend). Damit werden die Elemente “ Einmaligkeit ” und “ Zielvorgabe ” verknüpft und durch die Forderung nach einem zu erstellenden Werk in Form eines Produkts, einer Dienstleistung oder eines Ergebnisses konkretisiert .
Die IPMA Competence Baseline 3.0 definiert ein Projekt als “a time and cost constrained operation to realise a set of defined deliverables (the scope to fulfil the project’s objectives) up to quality standards and requirements”. Sie verbindet damit die Definitionen von DIN 69901-5 und PMBOK Guide, in dem sie explizit die zu erstellenden Werke als Mittel bezeichnet, um das Projektziel zu erreichen. Weiterhin führt die ICB 3.0 mit der Benennung der Qualitätsstandards und Anforderungen die  Qualität der erbrachten Werke als weiteres Charakteristikum eines Projekts auf.
PRINCE2:2009 hebt abweichend von den anderen Definitionen die Einbindung in die Trägerorganisation hervor und definiert ein Projekt als “a temporary organization that is created for the purpose of delivering one or more business products according to an agreed Business Case“. Anstelle des schwer greifbaren Begriffs eines “Vorhabens” tritt bei PRINCE2 damit die  Projektorganisation , die durch Personen und Rollen definiert ist. Mit der Anbindung des Projekts an ein übergeordnetes unternehmerisches Handeln impliziert PRINCE2 zugleich, dass Projekte in einem Vertragsverhältnis von Auftragnehmer und Auftraggeber stattfinden.

Beim Klick auf den obenstehenden Reiter “Materials” (rechts neben dem Reiter “Lektion”), kannst du dir ein Merkblatt zu den unterschiedlichen Projektdefinitionen für deine Unterlagen downloaden.

Zwischenfazit – Was ist ein Projekt?

 Für mich ist die Einmaligkeit des Vorhabens, dass entscheidende Merkmal für ein Projekt.  Würde sich das Vorhaben stetig wiederholen, spricht man von einem Prozess. Die Einmaligkeit drückt sich in einer klaren Zielvorgabe für das Projekt aus. Dazu mehr in der nächsten Lektion “Projektziele smart definieren”. Des Weiteren ist ein Projekt zeitlich (klarer Start, klares Ende), finanziell (definiertes Budget) und personell (definierte Personalressourcen) klar ein- und abgegrenzt.

Das in Fachkreisen häufig diskutiere Projektmerkmal “Komplex” kommt in keiner Definition vor, was ich auch als richtig erachte. Das Merkmal wäre schwer bis unmöglich bestimmbar. Siehe dazu das CYNEFIN-Experiment.

Auch die Frage, ob ein Projekt nur von einer Einzelperson oder von einem Team bearbeitbar ist, wird nicht weiter definiert. Aus meiner Sicht kann es auch Projekte geben, die nur von einer Einzelperson bearbeitet werden.

Dennoch ist zu beachten, dass Projektmanagement-Methoden auch einen “administrativen” Aufwand erzeugen. Deshalb sind an einem Projekt häufig mehrere Personen oder Abteilungen beteiligt.  Wenn klar ist, ob es sich um ein Projekt handelt, braucht es im nächsten Schritt ein Projekthandbuch. 

Was ist ein Projekthandbuch?

Ein Projekthandbuch ist nach DIN 69905 die “Zusammenstellung von Informationen und Regelungen, die für die Planung und Durchführung eines bestimmten Projekts gelten sollen”. Das Projekthandbuch beinhaltet die wesentlichen Planungsschritte und -methoden für ein einzelnes Projekt. Das Projekthandbuch soll in jedem Fall während des gesamten Projektverlaufs aktualisiert werden. Änderungen sind im Änderungsverzeichnis zu erfassen.

Im Rahmen des Online-Trainings “Agiles Projektmanagement” kannst du Schritt für Schritt ein Projekthandbuch für dein eigenes Projekt erstellen. Das Projekthandbuch kannst du dir bereits jetzt als gesammeltes Werk herunterladen. Einfach auf den obenstehenden Reiter “Materials” klicken (rechts neben dem Reiter “Lektion”) und das Projekthandbuch als Word-Vorlage herunterladen. Du erhältst die einzelnen Kapitel bzw. Methoden aber auch in den nachfolgenden Kapiteln als Download.

Was ist ein Projektmanagement-Handbuch?

Das Projektmanagementhandbuch (PM-Handbuch) ist nach DIN 69905 eine “Zusammenstellung von Regelungen, die innerhalb einer Organisation generell für die Planung und Durchführung von Projekten gelten.” Das PM-Handbuch umfasst also die Regelungen, Vereinbarungen und Vorgehensweisen für alle Projekte im Unternehmen. Während sich das Projekthandbuch lediglich mit einem einzelnen Projekt beschäftigt.

Deine Aufgabe zum Einstieg?

Nun bist du bereit für die Umsetzung in die Praxis.  Bitte überlege dir ein Projekt, das du in unmittelbarer Zukunft umsetzen willst und den genannten Kriterien entspricht :

  • Einmaliges Vorhaben (kein Kundenprojekt, das zum 100 mal durchgeführt wird).
  • Klare Zielvorgabe (planen wir im nächsten Schritt).
  • Zeitlich/ finanziell/ personell begrenzt (also keine Lebensaufgabe).

Wenn du dein Wissen auf die Probe stellen möchtest, empfehle ich dir das Quiz “Was ist ein Projekt”. Solltest du eine konkrete Frage zum Einstieg haben, kannst du dich gerne per Mail direkt an mich wenden.

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