Projektziele smart definieren

Lektion
Materials

Der Punkt “Unklare Ziele” ist bei fast jeder Umfrage mit dem Titel “Warum scheitern Projekte?” in den Top 3. Damit bestätigt sich die Erfahrung, dass viele Projekte bereits beim Projektstart scheitern – bevor eigentlich die richtige Projektarbeit beginnt. Vergleichbar mit einer Rakete, die kurz nach dem Start abstürzt, weil der Kurs nicht richtig war.

In meiner Praxis erlebe ich sowohl Projektleiter als auch Projektauftraggeber, die die Arbeit an wirklich guten Zielen vernachlässigen. Häufig fehlt ganz einfach die Zeit bzw. man nimmt sie sich nicht für die als umständlich empfundene Arbeit. Nur selten fehlt das Know-how, wie man zu guten Zielen kommt. In beiden Fällen ist das Projekt zum Scheitern verurteilt.

Wie plane ich Projektziele?

Für die Arbeit an guten Zielen ist der Projektzieleplan die richtige Grundlage. Beim Klick auf den obenstehenden Reiter “Materials” (rechts neben dem Reiter “Lektion”), kannst du dir den Projektzielplan in unterschiedlichen Versionen downloaden.

FRITZ - Projektziele smart definieren - Projektzieleplan

Der Projektzieleplan ist eine der zentralen Methoden im Projektmanagement. Es geht darum, die Projektziele für ein konkretes Projekt zu planen. Dabei wird zwischen vier Ziel-Kategorien unterschieden:

Projektziel (Output)TeilzieleNicht-Ziel/Nicht-InhalteProjektnutzen (Outcome)
Ein Projektziel beschreibt in wenigen kurzen und prägnanten Sätzen, was mit dem Projekt erreicht werden soll. Es muss so konkret wie möglich sein, darf aber nichts versprechen, was nicht eingehalten werden kann.
Teilziele unterteilen das Projektziel in einzelne Bestandteile und zeigen messbare Ergebnisse des Projektes auf. Sie liefern die Antwort auf die Frage, woran würden wir merken das unser Projekt beendet ist. Anders ausgedrückt, die Zielerreichung muss zum Projektende messbar sein.
Nicht-Ziele halten fest, was nicht Teil des Projektes werden soll. Dabei geht es darum, das Projekt gegenüber anderen Aufgaben oder Projekten klar abzugrenzen. Was wollen wir in diesem Projekt NICHT erreichen?
Hier wird aufgezeigt, welchen Nutzen das Projekt für den Projektauftraggeber bzw. für die sonstigen Projektbeteiligten generieren soll. Warum führen wir das Projekt überhaupt durch? Welchen Beitrag liefert es zum Geschäftserfolg?
 Um Projektziele smart definieren zu können, ist es wichtig zu wissen, worum es bei SMART überhaupt geht. 

 

Woran erkenne ich gute Projektziele?

Gute Projektziele sollten  SMART  formuliert sein:

SpezifischMessbarAkzeptiertRealistischTerminiert
Vielfach sind Projektziele sehr allgemein formuliert, vergleichbar mit einem Regierungsprogramm. Die Ziele sollen nicht spezifisch sein, jemand könnte schließlich merken, dass Sie nicht erreicht wurden.  “Das Lager soll optimiert werden” wäre z.B. viel zu wenig konkret.  Welches Lager soll optimiert werden? Wie soll das Lager optimiert werden? Soll der Lagerumschlag erhöht werden oder der benötigte Platz verringert werden? Versuche deine Projektziele so spezifisch wie möglich zu formulieren.
 Wenn immer möglich müssen Projektziele messbar sein.  Messbare Projektziele dienen sowohl dem Projektauftraggeber als auch dem Projektleiter zur Auftragsklärung. Der Projektauftraggeber weiß was er bekommt. Der Projektleiter weiß was zu leisten ist. Beispiele für messbare Projektziele: Versenden von 5000 Fragebögen bei einer Rücklaufquote von mindestens 10 %. 15% Umsatz mit Produkten die weniger als 5 Jahre auf dem Markt sein.
Leider genügt es nicht die Projektziele im stillen Kämmerchen für sich allein zu definieren.  Wer sich das Commitment seiner Projektteammitglieder wünscht, muss die Projektziele zumindest miteinander abstimmen – besser noch gemeinsam planen . Erst wenn die Projektziele zwischen Projektauftraggeber-Projektleiter-Projektteammitglieder abgestimmt und akzeptiert sind, hat das Projekt realistische Erfolgsaussichten.
Bei besonders motivierten Projektleitern wird per Projektziel mitunter eine Umsatzsteigerung für das gesamte Unternehmen vereinbart, obwohl das gar nicht in der Macht des Projektteams liegt. Aber auch der Projektauftraggeber kann vollkommen unrealistische Projektziele vorgeben und damit den Misserfolg des Projektes bereits zu Beginn besiegeln.  Deshalb muss immer wieder die Frage gestellt werden, inwiefern das Projektziel wirklich erreicht werden kann.  Ggffs. müssen Projektziele während des Projektes adaptiert werden.
In manchen Projekten sind klare Fristen einzuhalten, bis wann die Projektergebnisse vorliegen müssen. In diesem Fall müssen bereits die Projektziele ein konkretes Datum enthalten. Bis wann müssen die Projektziele erreicht werden?  Sollte es keine konkrete Zeitvorgabe geben, ist es unprofessionell bereits zu diesem frühen Zeitpunkt einen Projektendtermin vorzugeben.  Zunächst müssen Inhalte geplant werden und Aufwände geschätzt werden.

Gute und schlechte Beispiele für Projektziele

Bei einem Studentenprojekt ging es um die Planung und Durchführung eines Ideenwettbewerbes für ein Industrieunternehmen. Dabei habe ich folgende Beispiele für Projektziele aufgenommen und kategorisiert.

Schlechte Projektziele:

  • Markenübergreifend
  • Finden neuer Produktideen
  • Markenübergreifende Synergien
  • Elegante Lösungen
  • Kreative Neuerungen

Gute Projektziele:

  • Versenden von 5000 Fragebögen bei einer Rücklaufquote von mind. 10 %.
  • Fragebogen an mind. 2 Forschungseinrichtungen je Land.
  • 50 % der Fragebögen an externe Quellen versenden.

Nachdem du nun Beispiele für gute Projektziele kennst, wird es Zeit dein Wissen mit dem Quiz „Projektziele SMART definieren” zu überprüfen. Kannst du alle Fragen richtig beantworten?

Exkurs: Ziele beim agilen Projektmanagement

Wenn es sich um ein Projekt mit noch unklarer Zielsetzung handelt, greife ich an dieser Stelle sehr gerne in die agile Schatzkiste. Konkret meine ich das Product Vision Board von Roman Pichler.

Roman Pichler - Product Vision Board
Quelle: Roman Pichler (https://www.romanpichler.com/tools/product-vision-board)

Projektziele smart definieren ist der eine Weg. Der andere Weg ist mit einer Produktvision zu arbeiten, wenn noch sehr viel unklar ist bzw. wenn sich die Anforderung häufig verändern. Warum machen wir das Produkt überhaupt? Für wen machen wir dieses Produkt? Was sind die Bedürfnisse der Zielgruppe? Wenn du über die Hintergründe besser Bescheid wissen möchtest, lohnt sich ein Ausflug in die Zielsetzungstheorie.

Deine Aufgabe zum Projektzieleplan?

Gratuliere, nun bist du bereit für die Umsetzung in die Praxis.  Lade dir die Vorlage für den Projektzieleplan herunter und plane SMARTE Projektziele für dein eigenes Projekt. Solltest du eine konkrete Frage zum Einstieg haben, kannst du dich gerne per Mail direkt an mich wenden.

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